[NÚM. 5]
[Aprobada en 8 de diciembre de 1955]
LEY
Para establecer un Programa de Conservación y Disposición de Documentos Públicos Decrétase por la Asamblea Legislativa de Puerto Rico
Articulo 1. -Los documentos públicos de Puerto Rico están sufriendo actualmente grave deterioro por la acción del tiempo y las malas condiciones que rodean su conservación y archivo. El Estado destina anualmente sumas considerables de dinero para equipo y para espacio adicional donde colocara sus archivos, pero este esfuerzo por sí sólo no basta para remediar una situación que se torna más y más difícil cada día.
Consciente de la magnitud del problema, y como primer paso para corregir la difícil situación existente, la Decimoséptima Asamblea Legislativa de Puerto Rico aprobó en su cuarta legislatura ordinaria la Ley número 378 del 10 de mayo de 1952, asignando al Negociado del Presupuesto la suma de $27,0000 para realizar un estudio sobre la conservación y archivo de los documentos y
papeles del Gobierno de Puerto Rico Cumplida ya la enmienda legislativa, el Negociado del Presupuesto ha recomendado la aprobación de una ley de administración de documentos públicos para establecer un programa sistemático de conservación de documentos, que en consideración a su valor histórico, legal, administrativo o informativo merecen preservarse por mucho mas tiempo, y Ia eliminación de aquellos documentos que no solamente carecen de valor permanente, sino que además han perdido ya toda su utilidad administrativa.
Se aprueba esta ley para lograr dicho propósito, a la vez quedes congestionar miles de gavetas de archivo donde se conservan los documentos inservibles y desalojar miles de pies cúbicos de espacio que representar un gasto innecesario para el estado. Articulo 2. -Esta ley se conocerá como Ley de Administración de Documentos Públicos de
Puerto Rico
Articulo 3. -Definiciones:
a. a. Documento-la palabra documento comprenderá todo papel, libro o folleto, fotografía, fotocopia, película, mapa, dibujo, plano, o cualquier otro material sin importar su forma o características físicas. El material bibliográfico, o de museo, adquirido para
propósitos de exposición, consulta u otros relacionados y las publicaciones no están incluidos en la definición de la palabra documento.
b. Documento público- Todo documento que se origine, conserve o reciba en cualquier dependencia del Estado de acuerdo con la Ley o en relación con el manejo de los asuntos públicos y que se haya de conservar permanente o temporalmente como prueba
de las transacciones o por su utilidad administrativa. Además una copia de todas las publicaciones de las dependencias gubernamentales.
c. c. Documento privado-Todo aquél que no se haya incluido en la anterior definición
d. Archivo-Significa el Archivo.General de Puerto Rico.
e. Archivero-Se refiere al archivero General de Puerto Rico.
f. f. Estado-Significa el Estado Libre Asociado de Puerto rico, incluyendo sus municipios.
g. g. Dependencia-Incluye cualquier departamento ejecutivo, municipio, entidad pública, junta o comisión del Estado y sus divisiones, negociados y oficinas.
h. h. Comisión-Se refiere a la Comisión Asesora de Archivos.
Articulo 4. -Administración del Programa de Conservación y Disposición de documentos Públicos a nivel de las tres ramas del Gobierno.
a. Se faculta al Gobernador o su representante autorizado (en el caso de la Rama Ejecutiva y de las entidades corporativas); al Juez Presidente del Tribunal Supremo(en el caso de la Rama Judicial); al Presidente del Senado (en el caso del Senado; al Presidente de la Cámara (en caso de la Cámara de Representantes); y al Contralor (en el caso de la Oficina del Contralor); para administrar en sus respectivas jurisdicciones el programa de conservación y disposición de documentos públicos que se establece por virtud de esta ley, sujeto a lo que se dispone más adelante.
b. Cada uno de los funcionarios mencionados en la Sección a de este artículo deberá
redactar para las dependencias bajo su jurisdicción, un reglamento que gobernará la
Administración de Conservación y Disposición de Documentos públicos en el cual se consignarán
las disposiciones contenidas en este artículo, y dicho reglamento será enviado a la Asamblea
Legislativa y será promulgado a los (15) días después de su envío.
c. Los funcionarios mencionados en Ia Sección a de este artículo requerirán de cada uno
de los jefes de dependencias bajo su jurisdicción que realicen un inventario de todos los
documentos existentes en sus respectivas dependencias, con excepción de los documentos
existentes bajo la soberanía española y los que tengan más de cincuenta (50) años de existencia,
sobre los cuales se dispone la acción pertinente en otra parte de esta ley. Una vez preparado el
inventario, cada jefe de dependencia deberá estudiar cuidadosamente los documentos de su
dependencia, clasificándolos en razón de su naturaleza y carácter, en las siguientes categorías:
(1) Documentos cubiertos por legislación estatal o contrato con dependencias
federales u otras entidades e individuos que donen fondos a programas públicos del país, que
obliguen a conservarlos sin límite de tiempo determinado.
Estos documentos no podrán ser destruidos sin autorización expresa de ley, y sin que el
jefe de la dependencia haya determinado previamente, con la aprobación del administrador de la
jurisdicción a que pertenezca la dependencia, la inutilidad de tales documentos, tanto para fines
públicos como para fines de interés particular.
Los funcionarios administradores mencionados en la Sección a de este Artículo 4 deberán
periódicamente hacer recomendaciones a la Asamblea Legislativa sobre este tipo de documentos
indicando cuando así lo sean pertinente, la conveniencia de reducir el período de conservación
fijado por ley.
(2) Documentos de naturaleza fiscal o necesarios para el examen y comprobación de
cuentas y operaciones fiscales.
El período de conservación de estos documentos se establecerá mediante reglas que
preparará el Secretario de Hacienda, después de consultar al Contralor. Al promulgar estas
reglas, el Secretario de Hacienda deberá tener en cuenta los contratos con dependencias
federales u otras entidades e individuos que donen dinero a programas públicos en Puerto Rico,
que requieran la conservación de documentos fiscales relativos al funcionamiento del programa a
que contribuyen, para propósitos de intervención fiscal.
(3) Documentos no comprometidos en las categorías (1) y (2) que deban ser
conservados por determinado tiempo o indefinidamente por constituir evidencia de título sobre
propiedad pública o particular, o por cualquier razón de ley que justifique o haga necesaria su
conservación.
(4) Documentos no comprendidos en las categorías 91), (2) y (3) pero que por su
utilidad administrativa de uso diario en las operaciones de la dependencia, o por la información
contenida, sean necesarios para constatar hechos pasados importantes para utilizarse como
referencia al proyectar futuras operaciones y trazar pautas de programas.
El período de conservación de estos documentos será determinado por el jefe de la
dependencia, con la aprobación del administrador de la jurisdicción a que pertenezca la
dependencia
(5) Documentos que por no estar comprendidos en las categorías (1), (2), (3) y (4)
están listos para ser destruidos o trasladados al Archivo que se establece más adelante, sujeto a
la aprobación del administrador de la jurisdicción a que pertenezca la dependencia.
d. Los funcionarios mencionados en la Sección a de este artículo deberán requerir
de cada uno de los jefes de dependencias incluidas en su jurisdicción que anualmente preparen
listas sobre disposición de documentos en sus respectivas dependencias, rigiéndose por las
disposiciones de la sección anterior. Estas listas deben incluir por lo menos la siguiente
información.
1 Título del documento.
2. Identificación del documento, para describir mejor aquellos cuyo título no se explique
por sí solo.
8. tiempo durante el cual deberá retenerse el documento de acuerdo con lo dispuesto en
los párrafo (1), (2), (3) y (4) de la sección anterior, estén listos para ser destruidos o trasladados al
Archivo.
e. A medidas que los funcionarios mencionados en la sección a de este artículo vayan
recibiendo y aprobando las listas descritas en la sección anterior, deberán a su vez remitir copia
de tales listas aprobadas al funcionario encargado del Archivo que se establece más adelante; y
se abstendrán de tomar acción hasta recibir del funcionario encargado del archivo, notificación de
si interesa alguno de los documentos indicado en la lista para destrucción. El funcionario
encargado del Archivo deberá hacer la notificación en un término de sesenta (60) días. Los
documentos así reclamados serán trasladados al Archivo y el Archivero extenderá un certificado
de recibo a los funcionarios transferidores.
Los documentos que no reclame el Archivo deberán ser destruidos por los administradores del
Programa de Conservación y disposición de documentos Públicos.
Articulo 5. -Se establece el Archivo General del Estado Libre Asociado do Puerto Rico.
Articulo 6. -El Archivo será el depositario oficial de todo documento público o privado a él
transferido en virtud de las disposiciones de esta Ley.
Articulo 7. -El Archivo dependerá administrativamente de la universidad de puerto Rico y su
funcionamiento queda sujeto a la supervisón del Rector, o de la persona por éste especialmente
designada para el caso.
Articulo 8-La dirección del Archivo estará a cargo del archivero General quien será nombrado
por el Rector de la Universidad de Puerto Rico. Su nombramiento estará sujeto a las
disposiciones de la Ley de Personal.
Articulo- 9. -Para Ia coordinación con las distintas dependencias del gobierno y formulación de
normas generales que hayan de regir el archivo. Se establece una Comisión Asesora de Archivos
compuestas por un representante del Gobernador de Puerto Rico, un representante del Tribunal
Supremo, un representante de la Asamblea Legislativa y un representante del Rector de la
Universidad de Puerto Rico, quien será presidente ex oficio de la comisión. El archivero será el
secretario Permanente de la misma.
La Comisión se reunirá una vez al año en sesión ordinaria y en sesión extraordinaria
todas aquellas veces que lo crea conveniente el Presidente de la Comisión preparará un
Reglamento que fijará entre otras cosas, el trámite a seguirse para disponer de documentos en
poder del Archivero si los mismos resultasen inservibles, duplicados o carentes de interés
histórico’si correspondieren mejor a otra dependencia del Gobierno o, si por cualquiera otra razón
análoga, no se amerite su continuada conservación en el Archivo General de Puerto Rico.
Articulo 10. -El Archivero será responsable de la custodia, conservación y uso de todos los
documentos existentes en el Archivo.
Articulo 11. -El Archivero, sujeto a la disponibilidad de espacio en el Archivo, estará autorizado
para requerir el traslado de los siguientes documentos.
a. Toda documentación existente bajo la soberanía española.
b. Toda documentación que tenga más de cincuenta (50) años de existencia excluyendo
la que se conserva en los archivos de Protocolos Notariales y en los Registros de la Propiedad.
c. Toda documentación pública que haya pertenecido a una agencia extinta, a menos que
tales papeles hayan sido trasladados por ley a otra dependencia del gobierno.
d. Toda documentación pública, independiente de su antigüedad, que a juicio de los
administradores del programa de conservación y disposición de documentos públicos se considere
haya perdido su utilidad administrativa.
Disponiéndose, sin embargo, que el traslado al Archivo no procederá para los documentos
descritos en los párrafos (a) y (b) cuando el Administrador del Programa de Conservación y
disposición de Documentos Públicos que corresponda – según se dispuso en el Artículo 4.a. -
certifique por escrito que los documentos deben quedar bajo su custodia para usarse en Ia
administración corriente de los asuntos de las dependencias bajo su jurisdicción.
Articulo 12. – El Archivero podrá aceptar el traslado al Archivo de documentos y manuscritos
adquiridos, por compra o donación, de particulares, que considere sean de suficiente valor para
justificar su preservación.
Articulo 13. -El Archivero gestionará el traslado al Archivo de los documentos de interés
permanente relacionados con Ia historia de Puerto Rico que pudieran encontrarse en el exterior,
disponiéndose que en el caso de que no sea posible obtener el documento original pueda
substituirse por fotos tatos, micrope
lículas, reproducciones o cualquier otra copia o síntesis de Ia
documentación que se interesa.
Articulo 14. -El Archivo contará con los recursos para:
a. La preservación de documentos y manuscritos por medio de métodos modernos, tales
como: cámara de fumigación al vacío, máquina de laminación, equipo de encuadernación,
laboratorio, fotográfico y cualquier otro equipo necesario para estos trabajos.
b. La organización de los documentos y manuscritos depositados en el Archivo, la
preparación de inventarios y otras guías o descripciones necesarias a fin de localizar con facilidad
los documentos.
c. La reproducción, publicación y exhibición de los documentos y manuscritos que así lo
ameriten.
d. El uso de los documentos por los empleados del Gobierno y público en general,
mediante Ia promulgación de reglamentos al efecto.
Articulo 15. Disposiciones Generales:
a. Las oficinas gubernamentales remitirán al Archivo dos (2) copias o ejemplares de toda
información, boletín, revista o libro que se publique y circule en el Gobierno, debiendo el Archivero
remitir una de estas copias o ejemplares a la Colección Puertorriqueña de Ia Biblioteca de la
Universidad de Puerto Rico para uso por los lectores.
b. Las reproducciones que se hagan de documentos que
formen parte del Archivo, hechas de acuerdo con las normas establecidas por la Comisión
Asesora y certificadas por el Archivero, serán admitidas en evidencia como si fueran los originales.
c. La Universidad al aceptar Ia donación de cualquier documento que no fuere de carácter
público obtendrá del cedente una renuncia de cualquier derecho de propiedad literaria que pudiera
corresponderle al cedente, y en caso de que el cedente fuere una tercera persona, tomará todas
aquellas
medidas convenientes para evitar la infracción de derechos de propiedad.
d. El funcionario encargado del Archivo está obligado, y queda por la presente autorizado,
a certificar y expedir copias de aquellos documentos confiados a su custodia, de los cuales no sea
posible obtener una reproducción.
e. El Archivero tendrá su sello oficial para Ia certificación de documentos del cual los
tribunales deberán tomar conocimiento judicial.
f. No se destruirá, enajenará, o dispondrá de ningún documento perteneciente a cualquier
rama, organismo o dependencia del Estado a menos que sea de conformidad con lo dispuesto en
esta ley.
Articulo 16. -Para los gastos de instalación, equipo, materiales y funcionamiento del Archivo durante el año económico 1955-56 se asignan cincuenta mil (50,000) dólares, y en años sucesivos sus gastos serán sufragados de los fondos que se asignen a la Universidad de Puerto Rico en Ia ley de Presupuesto Funcional.
Articulo 17. -Esta ley empezará a regir el día primero de julio del año 1955.
Aprobada en 8 de diciembre de 1955.
